Algumas empresa ainda guardam documentos fisicos em armários, aumentando custos de manutenção e pessoal, quando poderiam migrar para a era do outsourcing na gestão de documentos. Digitalizar e indexar arquivos e documentos economiza tempo, dinheiro e mantém a conformidade de cada documento, preservando o seu ciclo de vida, e aumentando agilidade e segurança das informações.
Alguns critérios como processos e segurança são necessários para manter sempre a integridade e confidenciabilidade das informações, por isto é sempre necessário ter em conta algumas questões muito importante na gestão de documentos e informações.